می‌توان گفت جدی‌ترین و مهم‌ترین مشکلات مدیریت زمان برای مشاورین املاک به هدف‌گذاری و اولویت دهی به کارها باز می‌گردد. اگر دقت کنید، بسیاری از مشکلات مشاورین در خصوص مدیریت زمین، مستقیم یا غیر مستقیم با دو موضوع هدف‌گذاری و اولویت دهی به کارها ارتباط دارد.
اگر اهداف مناسبی داشته باشید و آنها را به درستی تعریف کرده باشید و همچنین اگر در اولویت دهی به کارها عملکرد خوبی داشته باشید، ذهن و تمام فعالیت‌های شما در چارچوب و مسیری قرار می‌گیرد که به هدف نهایی و اصلی شما منتهی می‌شود. بنابراین برای حل مشکل مدیریت زمان برای مشاورین املاک، تکنیک‌هایی جهت هدف گذاری درست و اولویت دهی به کارها معرفی می‌کنیم.
SMART از اول کلماتی تشکیل شده که این روش هدف گذاری را تعریف می‌کنند.
استفاده از روش SMART جهت هدف گذاری برای مشاورین املاک بسیار کارآمد است. هدف گذاری به روش SMART به شما می‌گوید برای اینکه بتوانید یک هدف را به درستی تعریف کنید، باید چه نکاتی را در تعریف هدف رعایت کنید. در واقع تعریف هدف با این روش باید شامل حداقل ۵ ویژگی باشد. کلمه SMART نیز از ابتدا حرف اول این ۵ ویژگی به زبان انگلیسی گرفته شده است. در ادامه این ۵ ویژگی را توضیح می‌دهیم.
هدف شما به عنوان یک مشاور املاک چیست؟ می‌خواهید در کار خود به یک مشاور املاک موفق تبدیل شوید؟ می‌خواهید در کار املاک پیشرفت کنید؟ اما اینها اهداف اسمارت (SMART) نیستند. هدف اسمارت باید مشخص و شفاف باشد.
پیشرفت از دید شما یعنی چه؟ داشتن فایل‌های بیشتر؟ بدست آوردن روابط کاری گسترده‌تر؟ ارتباط با سازندگان بیشتر و بهتر؟ همانطور که می‌بینید موفقیت برای هر فردی می‌تواند معنای متفاوتی داشته باشد. حتی برای خود شما و در زمان‌ها یا شرایط متفاوت، معنی موفقیت ممکن است تغییر کند.
فکر می‌کنید اگر هدف شما این باشد که بتوانید در منطقه ۱ تهران فعالیت کنید، آیا این هدف شفاف است؟ خیر! می‌خواهید روی املاک تجاری در منطقه ۱ کار کنید یا املاک اداری یا مسکونی؟ باید این موضوع را برای خود مشخص کنید. حتی بهتر است رنج قیمتی کار خود را در این هدف گذاری مشخص کنید. در ادامه متوجه می‌شوید چرا باید تا این حد دقیق هدف خود را مشخص کنید.
بنابراین اگر می‌خواهید در مدیریت زمان برای مشاورین املاک به خوبی عمل کنید و درآمد خود را افزایش دهید، حتما اهداف خود را شفاف و دقیق تعریف کنید. البته این تازه اولین قدم برای تعریف هدف است. در قدم بعدی باید هدف خود را به نحوی تعریف کنید که قابل اندازه‌گیری باشد.
شاید در قدم قبلی به این نتیجه رسیده باشید که افزایش درآمد هدفی شفاف برای شما است. اما باید بدانید هر چند این هدف شفاف است، اما به هیچ وجه هدفی نیست که قابل اندازه‌گیری باشد. می‌پرسید چرا؟ به این سوالات پاسخ دهید. چقدر افزایش درآمد مطلوب است؟ مثلا ۱ درصد افزایش درآمد برای شما مطلوب است یا ۱۰۰ درصد افزایش درآمد؟ شاید یک نفر با ۱۰۰ درصد افزایش درآمد راضی باشد اما فردی دیگری بخواهد درآمد خود را ۱۰ برابر کند.
بنابراین هدف خود را کاملا قابل اندازه‌گیری تعریف کنید. فرض کنید هدف شما افزایش تعداد فایل برای رسیدن به موفقیت در کار املاک است. باید تعیین کنید می‌خواهید به چه تعداد فایل برسید؟ این فایل‌ها در کدام محدوده باشد؟ چه تعداد از فایل‌ها مسکونی، اداری، تجاری یا زمین باشند؟
اگر هدف خود را به این ترتیب تعریف کنید، می‌توانید خود را مدام رصد کنید. منظور از رصد کردن این است که می‌توانید در بازه‌های زمانی مختلف میزان نزدیک شدن به هدف خود را بررسی کرده و ببینید چقدر از زمان خود به درستی برای رسیدن به هدف استفاده کرده‌اید. در واقع وقتی هدفی را به صورت قابل اندازه‌گیری تعریف کنید، با اعداد و ارقام می‌تواند موفقیت خود در مدیریت زمان را بررسی کنید.
آیا اهدافی که برای خود تعریف می‌کنید قابل دستیابی هستند؟
پیش‌تر گفتیم که اگر اهداف بزرگی در سر دارید، برای رسیدن به آنها باید یک اهداف بزرگ را به اهداف کوچکتر (اهداف میانی) تقسیم کنید. این توضیح در واقع همان قابل دستیابی بودن هدف است. وقتی شما هدف بسیار بزرگی دارید که برای شما در شرایط کنونی قابل دستیابی نیست، نمی‌توانید به درستی در راستای آن حرکت کنید و همین موضع باعث می‌شود حس کنید در مدیریت زمان به خوبی عمل نکرده‌اید. برای اینکه دچار این مشکل نشوید، باید اهداف بزرگ را اهداف کوچکتر بشکنید.
فرض کنید می‌خواهید فایل‌های خود را به تعداد مشخصی افزایش دهید. برای رسیدن به این هدف تصمیم گرفته‌اید بیشتر روی فایل‌یابی میدانی تمرکز کنید. بنابراین یک روز در هفته فایل‌یابی میدانی را به عنوان هدف برای خود تعریف می‌کنید.
آیا این هدف مناسب است؟ آیا می‌توانید یک روز کامل را به فایل‌یابی اختصاص دهید؟ بعید به نظر می‌رسد این هدف «قابل دستیابی» باشد. برای رسیدن به این هدف، می‌توانید روزی ۱ ساعت تا ۱ ساعت و نیم را به فایل‌یابی میدانی اختصاص دهید تا در واقع در هفته معادل یک روز فایل‌یابی میدانی را عملی کرده باشید.
شاید عبارت «مرتبط بودن اهداف» یا «اهداف مرتبط» برای شما واضح نباشد. اما اتفاقا این مورد یکی از ویژگی‌های مهم است که همیشه باید وجود آن را اهدافی که برای خود تعریف کرده‌اید بررسی کنید. برای درک بهتر این مورد بیشتر توضیح می‌دهیم.
بسیاری اوقات ما اهداف بزرگ و جذابی برای خود تعریف کرده‌ایم، اما کارهایی که هر روز، هر هفته و هر ماه انجام می‌دهیم، در راستای رسیدن ما به آن اهداف نیستند. مثلا فرض کنید شما یک مشاور املاک تازه کار هستید و سرمایه خاصی ندارید. اما هدف بزرگی که در سر دارید، تاسیس یک آژانس املاک دپارتمانی موفق است.
اگر شما چنین هدفی در سر داشته باشید، چه اهداف مرتبطی برای رسیدن به آن باید برای خود تعریف کنید؟ یکی از این اهداف می‌تواند تامین هزینه لازم برای اجاره یک دفتر در نقطه‌ی مشخصی از شهر باشد. شاید فکر کنید برای راه اندازی یک املاک دپارتمانی، بهتر است یک تیم از دوستان توانمند را دور خود جمع کنید. پس می‌توانید این مورد را نیز به عنوان یک هدف برای خود تعریف کنید.
اگر به این ترتیب عمل کنید، می‌بینید که کلیه فعالیت‌های شما در راستای رسیدن به آن هدف بزرگ و جذاب تعریف شده است. حالا فکر می‌کنید اگر اهداف خود را به این ترتیب تعریف کنید، باز هم زمان را از دست می‌دهید؟ باز هم احساس می‌کنید در مدیریت زمان مشکل دارید؟ بعید به نظر می‌رسد! البته همچنان یک بخش مهم از هدف گذاری به روش اسمارت باقی مانده است.
کاری که محدود به زمان تعریف نشود، هرگز تمام نمی‌شود.
تا چه زمانی می‌خواهید به هدف مورد نظر خود برسید؟ تا می‌توانید مثلا تا ۶۰ سالگی برای تاسیس دفتر املاک خود صبر کنید؟ آیا برای شما فرقی ندارد ۲ برابر شدن درآمد شما یک سال طول بکشد یا ۵ سال؟ یا مثلا می‌توانید ۱۰۰ فایل جدید فقط تا پایان هفته به فایل‌های خود اضافه کنید؟
همانطور که می‌بینید محدود کردن اهداف به زمان بسیار مهم است. اصطلاحا می‌گویند از برای انجام کاری، زمان تعیین نکنید، یعنی آن کار می‌تواند تا ابد انجام نشود. البته شاید نگران این شوید که چطور می‌توانید برای انجام هر کاری زمان را به درستی تعریف کنید. شاید انجام برخی از کارها بیش از حد انتظار شما طول بکشد.
نگران نباشید. محدود کردن اهداف به زمان برای این نیست که در صورت محقق نشدن آن خود را جریمه یا سرزنش کنید. دلیل اصلی محدود کردن به زمان این است که به قول معروف زمان از دست شما در نرود. وقتی شما رسیدن به هدفی را به زمان محدود می‌کنید، ناخودآگاه انرژی و تمرکز بیشتری برای رسیدن به آن صرف می‌کنید. همین مسئله می‌تواند شانس موفقیت شما را افزایش دهد.
هدف‌گذاری به روش SMART وحی منزل نیست. سعی نکنید بیش از حد درگیر جزییات شوید. تلاش نکنید تمام ۵ ویژگی بالا را برای تمام کارهای خود تعریف کنید. اگر بتوانید این کار را انجام دهید بهتر است. اما خود را اسیر چارچوب‌ها نکنید. سعی کنید معنا و مفهوم این تکنیک را یاد بگیرید و آن را اجرا کنید. فراموش نکنید، عملگرایی را فدای چیزی نکنید.
البته باید توجه داشته باشید که شاید گاهی از اوقات نتوانید تمام این ۵ ویژگی را برای یک هدف تعریف کنید. در این صورت احتمالا زنگ خطر برای شما به صدا درآمده است. چرا که احتمال دارد ملزومات رسیدن به هدف را به خوبی نشناخته باشید. همین مسئله باعث می‌شود نتوانید زمان را به درستی مدیریت کنید.
مثلا فرض کنید تازه کار املاک را شروع کرده‌اید و هدف شما این است که بتوانید روزی در منطقه ۱ تهران به عنوان مشاور املاک کار کنید. آیا می‌توانید این هدف را به صورت قابل اندازه‌گیری تعریف کنید؟ اگر نمی‌توانید احتمالا نمی‌دانید برای موفقیت در منطقه ۱ تهران باید چه ویژگی‌هایی داشته باشید.
یکی از این ویژگی‌ها این است که باید بتوانید حداقل به اندازه یک سال برای گذراندن زندگی خود پس‌انداز داشته باشید. زیرا شاید نتوانید تا یک سال در منطقه ۱ تهران قراردادی ببندید. اگر این نکته را بدانید، حالا می‌توانید همین هدف را به صورت قابل اندازه‌گیری تعریف کنید.
اگر به نکاتی که تا اینجا آموزش دادیم به خوبی توجه کرده، می‌توانید با تعریف درست اهداف خود در مدیریت زمان موفق‌تر از قبل عمل کنید. اما اگر می‌خواهید در مدیریت زمان برای مشاورین املاک کاملا موفق باشید، باید تکنیکی را بیاموزید تا بتواند در اولویت بندی صحیح کارها، حرفه‌ای عمل کنید. این تکنیک به ماتریس آیزنهاور معروف است.
آموزش تکنیک ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان
ماتریس آیزنهاور، روش مدیریت زمانی بود که ژنرال ۵ ستاره ارتش آمریکا که به عنوان سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا انتخاب شد، برای مدیریت زمان از آن استفاده می‌کرد. این روش جهت مدیریت زمان برای مشاورین املاک نیز بسیار کاربردی است. گروه املاک و سرمایه گذاری مهندس علیرضا عمویی، در ادامه این تکنیک را به شما آموزش می‌دهد.
از دید ژنرال آیزنهاور، هر کاری دارای ۲ ویژگی است که باید بر اساس آنها، اولویت کارها را مشخص کرد. این ویژگی‌ها عبارتند از: مهم بودن و ضروری بودن. منظور از مهم بود، میزان اهمیت انجام آن کار برای ما است. منظور از ضروری بود این است که آن کار باید چقدر سریع و فوری انجام شود. با توجه به این ۲ ویژگی، کارها به ۴ دسته زیر تقسیم می‌شوند.
راز استفاده از ماتریس آیزنهاور جهت مدیریت زمان برای مشاورین املاک این است که بدانید کدام کارها در کدام دسته قرار گرفته و هر در دسته را باید چطور مدیریت کنید. در ادامه تمام نکات مهم برای حرفه‌ای شدن در استفاده از ماتریس آیزنهاور را برای شما شرح می‌دهیم.
اگر کاری هم مهم است و هم فوری، به احتمال زیاد شما در شرایط بحرانی قرار دارید. شرایط بحرانی می‌تواند به خاطر سو مدیریت زمان توسط شما یا به واسطه یک تصادف، اتفاق یا مسئله‌ای غیر قابل پیش‌بینی رخ دهد. از آن جایی که بحث ما مدیریت زمان برای مشاورین املاک است، وارد موضوع اتفاقات و حوادث نمی‌شویم.
برای اینکه درک کنید سود مدیریت زمان چطور می‌تواند شما را در وضعیت کارهای «مهم و ضروری» قرار دهد، به مثالی که می‌زنیم دقت کنید. فرض کنید مالک چند روز پیش، با شما هماهنگ کرده که جلسه فروش امروز عصر باشد. شما هم به هر دلیلی نتوانسته‌اید این زمان را به خریدار اعلام و هماهنگ کنید. حالا چند ساعت مانده به زمان جلسه فروش و به یاد می‌آورید که با خریدار هماهنگ نکرده‌اید.
اگر برای هماهنگی با خریدار دیر شده باشد و نتوانید برای جلسه فروش هماهنگ کنید، ممکن است مالک منصرف شود یا حتی در فاصله هماهنگی برای یک جلسه فروش دیگر، ممکن است ملک توسط یک املاک دیگر فروخته شود.
این شرایط کاملا بحرانی است. در این حالت هم درگیر فوریت هستید و هم کاری که پیش رو دارید مهم است. به نظر شما برخورد درست با کارهایی که در دسته «مهم و ضروری» قرار می‌گیرند چیست؟ بدیهی است که باید این کارها را با سرعت و دقت انجام داد. اما نکته مهم این است که باید سعی کنید اجازه ندهید هیچ کاری به این شرایط برسد.
همانطور که می‌بینید، کاری که در وضعیت «مهم و ضروری» یا وضعیت بحرانی قرار دارد به خاطر اشتباه در مدیریت زمان اتفاق می‌افتد. می‌توانید همین حالا کارهای هفته یا ماه اخیر خود را مرور کنید و ببینید چقدر در شرایط «بحرانی» از این نوع قرار گرفته‌اید. اگر مواردی را به خاطر می‌آورید، به احتمال زیاد در مدیریت زمان با مشکل روبرو هستید.
این خانه از ماتریس آیزنهاور باید بسیار مورد توجه قرار گیرد.
اگر فکر می‌کنید قسمت قبل، یعنی کارهای «مهم و ضروری» بیشترین اهمیت را در ماتریس آیزنهاور دارند، در اشتباه هستید. مهم‌ترین بخش از ماتریس آیزنهاور، کارهای «مهم و غیر ضروری» هستند. در واقع اگر کارهای این بخش را مدیریت نکنید، وارد بخش کارهای مهم و ضروری شده و در واقع شما را دچار بحران می‌کنند. بنابراین رسیدگی به کارهای «مهم و غیر ضروری» اهمیت زیادی دارد.
می‌توان گفت اغلب کارهای تخصصی یک مشاور املاک (یا آژانس املاک) در این بخش قرار دارند. مثلا فایل‌یابی، یاد گرفتن نکات حقوقی، مسلط شدن به منطقه‌ای که در آن فعالیت می‌کنید و… همگی مهم هستند. چرا که در راستای اهداف کاری شما قرار دارند. اما هیچ کدام ضروری نیستند. چرا که برای انجام‌ها فوریت خاصی وجود ندارد.
اما نکته مهم این است که اگر برای انجام این کارها اهمیت ویژه قائل نشوید و برنامه نداشته باشید، اصطلاحا سر بزنگاه دچار مشکل می‌شوید و شرایط بحرانی را تجربه می‌کنید. وضعیتی را تصور کنید که به همراه مشتری برای بازدید یک ملک رفته‌اید و مشتری یک سوال حقوقی مرتبط با ملک از شما می‌پرسد. اگر نکات حقوقی را پیش از آن یاد نگرفته باشید، بحران را تجربه می‌کنید.
کارهای «غیر مهم و ضروری» به این دلیل مهم نیستند که در راستای اهداف شما قرار ندارند. اما به دلیل اینکه در لحظه باید انجام شوند و یا باید به سرعت درباره نحوه انجام آنها تصمیم‌گیری کنید، ضروری هستند. معمولا این کارها توسط دیگران به شما ارجاع داده می‌شوند.
مثلا فرض کنید برای همکار شما کاری پیش آمده و از شما می‌خواهد کاری را به جای او انجام دهید. کاری که مربوط به همکار شما است در راستای اهداف شما نیست بنابراین «غیر مهم» است. اما باید در همین لحظه در خصوص آن تصمیم‌گیری کنید، در نتیجه «ضروری» است.
به عنوان مثالی دیگر می‌توانید فرض کنید فروشنده ملک از شما می‌خواهد ملکی را جهت اجاره برای او پیدا کنید. رنج کاری شما اجاره نیست، اما پاسخ دادن به این نیاز فروشنده ضروری است. در چنین شرایطی توصیه می‌شود انجام این کار را به فرد دیگری محول کنید.
در موارد این چنینی دست رد به سینه طرف مقابل نمی‌زنید، اما کار او را نیز شخصا به عهده نمی‌گیرید. اما باید به یک مورد دقت داشته باشید. اگر همیشه کاری که به شما سپرده شده را به دیگری ارجاع دهید، ممکن است تصویر مناسبی از خود نسازید. این مسئله به صورت ویژه در بین همکاران اهمیت دارد.
توصیه می‌کنیم همیشه به روابط انسانی در محیط کار خود اهمیت دهید. فراموش نکنید برای رسیدن به اهدافی که دارید بی‌نیاز از رابطه خوب با همکاران خود نیستید. اگر برای کارهای «مهم و غیر ضروری» خود برنامه دارید، می‌توانید برای ایجاد رابطه خوب کاری، گاهی اوقات کارهای «غیر مهم و ضروری» که توسط همکاران به شما ارجاع داده می‌شود را انجام دهید.
مراقب کارهای «غیر مهم و غیر ضروری» باشید. خیلی از اوقات همین کارها هستند که مانع انجام کارهای «مهم و غیر ضروری» می‌شوند و عملا شما را دچار بحران می‌کنند. این کارها مواردی هستند که هم در راستای اهداف شما قرار ندارند و هم انجام آنها هیچ فوریتی ندارد.
کارهایی مثل گشتن در فضای مجازی یا صحبت‌های بی‌مورد با همکاران که صرفا وقت شما را هدر می‌دهند نمونه‌هایی از کارهای «غیر مهم و غیر ضروری» هستند. با حذف این کارها می‌توانید زمان بیشتری برای انجام کارهای مهمی مثل فایل‌یابی و… بدست آورید.
در اکثر گوشی‌های موبایل اندرویدی بخشی با نام Digital Balance یا Digital Wellbeing و در گوشی‌های آیفون بخشی با نام Screen Time وجود دارد که نشان می‌دهد چند ساعت در کدام برنامه‌ها وقت گذاشته‌اید. پیشنهاد می‌کنیم همین حالا به این بخش از گوشی خود سر بزنید و ببینید چند ساعت را در شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌رسان‌ها صرف کرده‌اید.
اگر این زمان صرف آموزش شده باشد خوب است. چرا که آموزش یک کار «مهم و غیر ضروری» برای مشاورین املاک است که اگر به موقع به آن توجه نشود شما را دچار بحران می‌کند. اما اگر این زمان برای کاری به غیر از آموزش صرف شده باشد، بهتر است در نوع استفاده خود از گوشی موبایل تجدید نظر کنید تا بتوانید در مدیریت زمان بهتر عمل نمایید.
مدیریت زمان برای مشاورین املاک جهت افزایش درآمد بسیار مهم است، اما…
برای موفقیت در «کار»، نیازمند تعادل در «زندگی» هستید. شاید در مقاطعی از زندگی تصمیم بگیرید تمرکز بیشتری روی کار داشته باشید. اما باز هم باید به جنبه‌های دیگر زندگی به اندازه کافی بها دهید. برایان دایسون، مدیر عامل پیشین کوکاکولا در یک سخنرانی ۳۰ ثانیه‌ای به زیبایی به این موضوع اشاره می‌کند:
فرض کنید زندگی یک بازی است که باید در آن واحد ۵ توپ را در هوا نگه داشته و مانع افتادن آنها شوید. یکی از توپ‌ها پلاستیکی بوده و سایر توپ‌ها از جنس شیشه هستند. بدیهی است اگر توپ پلاستیکی سقوط کند، پس از برخورد به زمین دوباره به سمت بالا می‌آید. اما ۴ توپ دیگر به محض برخورد با زمین می‌شکنند.
آن ۴ توپ شیشه‌ای عبارتند از: خانواده، سلامتی، دوستان و روح و روان شما و توپ پلاستیکی همان کار و شغل شما است.
بنابراین دقت کنید که اگر درگیر مدیریت زمان برای کار خود هستید و در برای پیشرفت و کسب درآمد بیشتر تلاش می‌کنید، سایر جنبه‌های زندگی را فراموش نکنید.
در این مقاله تلاش کردیم شما را با مفهوم مدیریت زمان و سوء مدیریت زمان آشنا کنیم، مهم‌ترین دلایل مشکل در مدیریت زمان برای مشاورین املاک را توضیح دهیم و تکنیک‌ها و راه‌کارهای عملی برای مدیریت زمان برای مشاورین املاک را آموزش دهیم. اگر همچنان سوال یا ابهامی در این زمینه دارید، سوالات خود را در بخش نظرات در انتهای همین مقاله مطرح کنید. در اسرع وقت پاسخگوی شما هستیم.
منتشر شده در ۱۴۰۲/۰۱/۱۸
تمامی حقوق مادی و معنوی این پایگاه متعلق به سایه گستر املاک سپیدار می باشد
لطفا برای ورود یا ثبت نام شماره تلفن همراه خود را وارد کنید.
ورود / ثبت نام
ارسال آگهی
صفحه نخست
تقاضای ملک
جستجو ملک